Arşiv birimi, bir kurumun hafızasıdır. Temel görevi; üretilen her türlü belge, dosya ve kaydı belirli bir sistem dahilinde teslim almak, düzenlemek, saklamak ve ihtiyaç duyulduğunda tekrar erişilebilir hale getirmektir.
Arşiv Biriminin Temel Görevleri
• Dosya Kabulü ve Tasnif: İşi biten dosyaları ilgili bölümlerden teslim alır. Bu belgeleri türüne, tarihine veya alfabetik sırasına göre (numerik veya kronolojik sistemle) sınıflandırır.
• Güvenli Saklama: Belgeleri yangın, su baskını, nem ve hırsızlık gibi risklere karşı korunaklı alanlarda muhafaza eder.
• Erişim ve Ödünç Verme: Yetkili personelin veya hukuki makamların talebi üzerine aranan belgeyi hızlıca bulur ve kayıt altına alarak ödünç verir.
• Ayıklama ve İmha: Yasal saklama süresi dolan (örneğin 10 yıl, 20 yıl gibi) ve artık hukuki değeri kalmayan belgeleri, yönetmeliklere uygun olarak imha komisyonu aracılığıyla yok eder.
• Hastane Arşiv Birimi (Tıbbi Arşiv) Neden Önemlidir?
Sağlık kurumlarında arşiv birimi çok daha kritik bir role sahiptir:
• Hasta Geçmişi: Bir hasta yıllar sonra tekrar geldiğinde eski ameliyat notlarına veya tahlillerine ulaşılması gerekebilir.
• Adli Vakalar: Mahkemeler bir iş kazası davası veya kaza dosyası için 15 yıl önceki bir dosyayı talep edebilir.
08 Nisan 2026