FATİH DEVLET HASTANESİ

30 DTA01 Tıbbi kayıt ve arşiv hizmetlerine ilişkin düzenleme bulunmalıdır.

DTA01.01
Ayaktan ve yatan tüm hastaların tıbbi kayıt ve arşiv hizmetleri ile ilgili süreçler asgari aşağıdaki konuları kapsayacak şekilde tanımlanmalıdır:
   o Hangi kayıtların elektronik ortamda, hangilerinin kağıt ortamında muhafaza edileceği
   o Tıbbi kayıtlarla ilgili sorumlular ve sorumlulukları
   o Hastane standart dosya planı ve içeriği
   o Hasta dosyası içeriğinin kontrolü ve eksikliklerin tamamlanması
   o Arşiv hizmetlerinin işleyişi
Rehberlik;
Tıbbi kayıt ve arşiv hizmetleri, elektronik ya da kağıt ortama dayalı olarak kurgulanabilir. Elektronik sistemin tercihen azami düzeyde kullanılması önerilmektedir. 

20 DTA02 Tıbbi kayıtların bir düzen içinde ve eksiksiz tutulması, saklanması ve kullanılmasına yönelik sorumlular ve sorumlulukları tanımlanmalıdır.

30 DTA03 Tıbbi kayıtlara erişimde bilgi mahremiyeti ve güvenliği sağlanmalıdır.

DTA03.01
Tıbbi kayıtlarda yer alan bilgilerin mahremiyeti ve güvenliği ile ilgili kurallar asgari aşağıdaki hususları kapsayacak şekilde tanımlanmalıdır.
   o Çalışanların bilgiye erişim konusundaki yetkileri (kimin hangi bilgiye hangi koşullarda erişebileceği)
   o Bilgiye erişim yetkisi olan kişilerin, bilgileri gizli tutma yükümlülüğü
   o Gizlilik ve mahremiyetin ihlali durumunda izlenecek süreç

50 DTA04 ÇEKİRDEK Hasta dosyaları sabit bir dosya numarası ve standart bir dosya içeriğine sahip olmalıdır.

DTA04.01
Ayaktan ve yatan hastaların tıbbi kayıtlarına, her başvuruda aynı sabit dosya numarası ile erişilebilmelidir.
   o Ayaktan hastaların poliklinik sürecine ilişkin tüm tıbbi kayıtlarına (önemli semptom ve bulgular, ön tanı, tetkik sonuçları, tanı,  tedavi gibi), belirlenen sabit dosya numarası üzerinden elektronik ya da kağıt ortamda  geriye dönük erişilebilir olmalıdır.

DTA04.02
Hasta dosyaları için standart bir dosya içeriği belirlenmelidir.
   o Dosyalarda bulunması gereken asgari bilgi ve dokümanlar tanımlanmalıdır.
   o Söz konusu tanımlama, gerektiğinde branş veya bölüm bazında gerçekleştirilmelidir.

DTA04.03
Hasta dosyalarında, hastaya ait  demografik bilgiler yer almalıdır.
   o Hasta dosyasında hastanın;
     * Adı soyadı
     * Doğum tarihi
     * Cinsiyeti
     * İkametgah bilgileri
     * Medeni durumu
     * Eğitim durumu
     * Hastanın kendisi ile ilgili tıbbi kayıtlara erişim konusunda başka birine yetki verip vermediği, verdi ise kişiye ait bilgiler
     * Şimdiki veya daha önceki mesleğibulunmalıdır.

DTA04.04
Hasta dosyaları içerik ve kayıtların eksiksiz olması açısından kontrolleri yapılarak arşivlenmelidir.

30 DTA05 Hasta taburculuk özeti hazırlanmalıdır.

DTA05.01
Taburculuk özeti, taburculuk kararı ile birlikte en kısa sürede yazılmalıdır.

DTA05.02
Taburculuk özetinde asgari aşağıdaki bilgiler yer almalıdır:
   o Hastanın başvuru nedeni
   o Önemli bulguları
   o Konulan teşhis
   o Uygulanan tedaviler
   o Hasta taburcu olurken genel durumu 
   o Taburcu olduktan sonra kullanacağı ilaçlar
   o Kontrol zamanı
   o Acil durumlarda hastanın arayabileceği telefon numaraları
   o Hastanın dikkat edeceği hususlar

DTA05.03
Taburculuk özetinin bir nüshası hastanın dosyasında bulunmalı, diğer nüsha hastaya verilmelidir.

40 DTA06 Arşiv bölümünde hasta dosyalarının saklanmasına yönelik uygun fiziki ortam oluşturulmalıdır.

DTA06.01
Arşiv bölümü,  tüm birimlerin kolayca ulaşabilecekleri şekilde konumlandırılmalıdır.

DTA06.02
Arşivde bulunan hasta dosyalarının korunmasına yönelik tedbirler alınmalıdır.
   o Sıcaklık ve nem takibi yapılmalıdır.
   o İklimlendirme yapılmalıdır.
   o Haşere, hırsızlık, yangın ve su baskınlarına karşı önlemler alınmalıdır.

30 DTA07 Arşiv hizmetlerinin işleyişine yönelik düzenleme bulunmalıdır.

DTA07.01
Arşiv hizmetlerinin işleyişine yönelik kurallar asgari aşağıdaki hususları kapsayacak şekilde tanımlanmalıdır:
   o Arşiv planı
   o Arşive erişim ile ilgili yetkilendirme
   o Dosyaların arşive teslimi, içeriğinin kontrolü ve kabulü
   o Kabul edilen dosyaların arşive yerleştirilmesi
   o Dosyaların arşivden çıkışı
   o Arşive yerleştirilen dosyaların korunması, saklanması ve imhası ile ilgili usul ve esaslar
   o Adli vaka dosyalarının yönetimi

DTA07.02
Arşiv planı, hasta dosyalarına kolay erişimi sağlayacak ve izlenebilir şekilde oluşturulmalıdır.